メールフォームサービスとは?メリットや選び方を徹底解説!

メールフォームサービスとは?メリットや選び方を徹底解説!

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はじめに

Webサイト上から商品や契約についてお問い合わせをしたことはありますか。

メールフォームを利用して、アンケートの送信や資料請求などが行えます。

自社のWebサイトにメールフォームがあれば、利用するユーザーにとっても便利です。

ユーザビリティの向上は、Webサイトのアクセスアップに欠かせません。

メールフォームは、企業とユーザーをつなぐ窓口です。

今回は、メールフォームサービスを利用するメリットや選び方について解説します。

メールフォームサービスとは

メールフォームは、Webサイト上で利用するツールです。

氏名や連絡先、問い合わせの内容など必要な項目を入力するだけで、メールソフトを使わずに情報を送信できます。

契約の問い合わせや商品購入の際に利用することが多いです。

ユーザーが送信ボタンを押すと、入力された内容がサーバーに送信され、企業がそれをメールの形式で受け取れるようになっています。

メールフォームはユーザーにとって便利なものであるため、自社のWebサイトにも設置したいと考える企業は多いでしょう。

通常、その設置にはある程度プログラミングの知識が必要で、ハードルはやや高いです。

そこで誰でも簡単に設置できるように「メールフォームサービス」が提供されています。

メールフォームサービスを導入するメリット

メールフォームサービスを導入することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。

メールソフトをわざわざ立ち上げる手間がいらないので、ユーザーにとって便利なのは前述した通りです。

直接メールが届くのと、メールフォームから届くのとでは、内容自体に大きな違いがあるわけではありません。

企業にとってのメリットは、設置が簡単なこと、セキュリティ対策が整っていること、問い合わせの件数を増やせることなどがあります。

具体的に見ていきましょう。

フォームの設置が簡単

まず最大のメリットとして、フォームの設置が簡単なことが挙げられます。

Webサイトの設置したい箇所にテンプレートを挿入するだけで、簡単にメールフォームを作成可能です。

一から作ろうとすると、HTML言語はもちろん、PHPなど難しいプログラミングスキルが必要になります。

自社内に、プログラミングに詳しい社員がいるとは限りません。

新たに社員教育を実施するか、外部から雇うかになります。

そうなると、人件費が大きな負担となるため、一般的にメールフォームを設置するハードルはとても高いです。

メールフォームサービスを使えば専門的な知識はいりません。

テンプレートの挿入についてもマニュアルがあり、簡単にWebサイトのユーザービリティを高めることができます。

セキュリティ対策がしやすい

メリットの2つ目は、セキュリティ対策がしやすいことです。

メールソフトから直接送られてくる場合、送信者のパソコンがウイルスに感染していると危険なのは言うまでもありません。

また、セキュリティ対策に詳しくない状態で設置したメールフォームは、悪意のある攻撃を受けやすいです。

いわゆるスパムメールが大量に届くおそれがあります。

メールフォルダを圧迫し、削除の手間が発生するため非常に面倒です。

また、サーバーに悪影響を及ぼしたり機密情報が盗まれたりといったことが起きます。

セキュリティ対策を考えると、メールフォームサービスを利用するのが賢明でしょう。

詳しい知識は不要で、高い水準で個人情報を守ることができ、ユーザーにも企業にも安心安全です。

問い合わせの数を増やせる

メリットの3つ目は、問い合わせの数を増やせることです。

問い合わせをしようとWebサイトを見たら電話窓口しかなく、面倒でやめたというような経験はありませんか。

電話での問い合わせの場合、その企業の営業時間しか対応していないことが多く、ユーザーにとっては不便です。

フリーダイヤルではなくナビダイヤルの場合は、料金も気にしないといけません。

その点、Webサイト上に設置されたメールフォームサービスを使えば、ユーザーはいつでも気軽に送信することができます。

返信も基本的にはメールを待っていれば良いだけで、いつ電話がかかってくるかという心配もいりません。

至急回答が欲しい場合を除き、ユーザーにとってはメリットしかないため、問い合わせが自然と増えます。

メールフォームサービスを導入するデメリット

ここまで読むと、メールフォームサービスにはメリットしかないように感じられます。

ユーザーにも企業にも使いやすいものであることは確かです。

Webサイトのユーザビリティの向上に一役買うのは間違いありません。

しかし、デメリットもあります。

メールフォームサービスには無料のものもありますが、性能を求めるとやはりコストは必要です。

また、豊富な機能を使いこなすことが難しい点もデメリットと言えます。

それぞれについて見ていきましょう。

コストがかかる

デメリットの一つは、コストがかかることです。

メールフォームサービスの中には無料のものも存在します。

しかし、無料プランでは一部のサービスが制限されていることがほとんどです。

制限されるサービスには、項目数やカスタマイズ、SSL暗号化対応などがあります。

特にセキュリティ対策の要であるSSL暗号化が制限されると、メールフォームサービスのメリットが一つなくなるのに等しいです。

セキュリティ対策を講じようとするならば、有料プランを選択しなければいけません。

料金は、送信可能件数やファイル添付の容量などによって差があります。

人件費よりはかなり抑えられるものの、月額数千円~1万円程度のコストは覚悟しておいたほうが良いでしょう。

おすすめのサービスについては後述します。

使いこなすことが難しい

もう一つのデメリットは、使いこなすことが難しい点です。

メールフォームサービスには、あらかじめ自動返信機能や画像認証機能などが備わっています。

そのほかにも、さまざまな便利機能がありますが、どれも使いこなすためには時間が必要です。

メールフォームサービスは設置が簡単でも、活用するにはある程度の知識がないといけません。

たとえば、アクセス解析やセキュリティ導入に関する部分です。

また、入力項目が増えるにつれユーザーは面倒に感じます。

入力が終わる前にWebサイトを離れられてしまうのでは、導入する意味がありません。

本当に必要な項目だけに絞る、入力後に次の欄に移動するなど、ユーザーの手間を減らす設定が必要です。

設定できる内容もサービスによって違いがあります。

メールフォームサービスの選び方

無料のものから有料のものまで、さまざまなメールフォームサービスが提供されています。

まずは無料のツールで試しても良いでしょう。

しかし、無料のメールフォームサービスは広告が表示されることがあります。

個人のWebサイトならまだしも、企業のWebサイトに関係のない広告が出るのは避けたいものです。

その場合、選択肢は有料のものに絞られます。

お試しから本格的な利用まで、メールフォームサービスをどのような基準で選べば良いのか解説します。

マルチデバイスに対応しているか

選ぶ際には、マルチデバイスに対応しているかどうかを確認しましょう。

これは、スマホ・タブレット・パソコンなど、ユーザーが使用するデバイスのサイズに合わせて表示ができるかということです。

すべてのユーザーが大きなパソコンの画面からアクセスしているとは限りません。

今やスマホやタブレットからの利用の方が多いWebサイトだってあるでしょう。

小さい画面から見るとフォントやレイアウト表示が崩れて、非常に見づらいものになります。

もうWebサイトを利用してもらえないかもしれません。

それではユーザビリティの向上とは言い難いです。

どのようなサイズのデバイスでも対応していると、ユーザーにとって使いやすく、高い満足度を得ることができます。

セキュリティ対策がされているか

セキュリティ対策がされているかも重要なポイントです。

メールフォームでは、悪意のあるユーザーから迷惑メールが送られることがあります。

また、個人情報が盗まれて漏洩するおそれがあり大変危険です。

Webサイトへの不正アクセスにより、ページが改ざんされてしまう可能性もあります。

そのため、SSL暗号化などのセキュリティ対策は必須です。

前述の通り、ほとんどの無料プランでは対応していません。

有料プランでも、サーバーの監視や認証制度の有無などの違いがあります。

個人情報の漏洩は絶対に起こしてはいけないことです。

規模の大小によらずニュースになり、企業への信用が失墜してしまいます。

いくらかのコストを惜しんで、大きな損害とならないよう、セキュリティ対策には十分注意しましょう。

カスタマイズができるか

カスタマイズができるかどうかも、メールフォームサービスを選ぶ基準の一つになります。

ユーザーが入力の途中で脱落しないようにするためには、項目を増やしすぎないことが大切です。

設置する用途に応じて、項目数やレイアウトを変更できるのか、確認しておきましょう。

また、ユーザーの入力の手間を少しでも減らせるよう、チェックボックスやプルダウンを活用します。

実際に運用を始める前に、使いやすいものになっているか社内でテストを行いましょう。

カスタマイズをすることで、ユーザー目線に立ったメールフォームを作成できます。

ほかのWebサイトとの差別化を図ることが可能です。

結果として、自社のWebサイトの利用者が増えることにもつながります。

コストはどのくらいかかるか

コストがどのくらいかかるかについても、よく調べておきましょう。

デメリットでも述べたように、無料のものはセキュリティ対策がないため、基本的には有料での利用となります。

あまり問い合わせ自体がないのであれば、とりあえず無料で運用してみるのでも十分かもしれません。

また、有料導入前にトライアルプランを利用できることがあります。

使い勝手を確認するために活用すると良いでしょう。

有料の場合は、セキュリティ対策だけでなく、使える機能や容量によっても料金に差があります。

自社のWebサイトにメールフォームサービスを設置したい理由と目的、そしてコストを比較して、どれにすべきか検討しましょう。

コストをかけても、ユーザー満足度が上がれば運用は成功と言えます。

自社のサイトに埋め込めるか

メールフォームサービスを選ぶ際には、自社のWebサイトに埋め込むことができるかもチェックが必要です。

サービスの中には、ユーザーがフォームを送信する時、いったんサービス側のドメイン内の画面に遷移してしまうものがあります。

突然知らないページに飛ばされてしまったらユーザーは不審に感じてしまうでしょう。

ユーザーを意識することを疎かにしてはいけません。

また、Webマーケティングで各ページの効果測定をする際には、正確な分析ができない可能性があります。

このような事態を避けるためにも、自社のWebサイトへの埋め込みが可能かは調べておくべきでしょう。

設置する企業にとっては、導入時点では気づきにくく、見落としがちな項目です。

データの管理ができるか

データの管理ができるのかも、事前に確認しておくべきことの一つです。

フォームからユーザーの情報が送信される際に、自動的にデータを集計し、グラフ化してくれるサービスもあります。

アンケートの回答やユーザーの年齢層などの集計には特に役に立つ機能です。

そのほかにも、送信されたことを自動で通知してくれたり、マーケティングツールと連携できたりといった機能があります。

これらの管理機能があれば、担当する社員がそれぞれの項目を集計する手間がいりません。

業務の負担を軽減し、別の作業に充てることができます。

メールフォームサービスは、ユーザーが使いやすくなるのが一番の魅力ではありますが、企業が情報を扱いやすくなることも重要なポイントなのです。

おすすめのメールフォームサービス3選

メールフォームサービスについて理解できたところで、いきなりどれにするか選ぶのは難しいものです。

ここでは、おすすめのものを3つ紹介します。

料金の発生有無はもちろんのこと、設置方法や機能面でも違いはさまざまです。

自社で導入する目的やかけられるコストに応じて、最適なものを選びましょう。

より詳しく知りたい人向けに、それぞれの紹介文の最後でメールフォームサービスへのリンクをご用意しています。

ぜひ利用を検討してみてください。

Google Forms

まず1つ目は、Google Forms(グーグルフォーム)です。

Googleアカウントを使って、無料で始められます。

Googleドライブの容量内(15GB)であれば、個人・ビジネスを問わず幅広く使えるのが最大のポイントです。

データ集計に強いことが魅力と言えます。

リアルタイムで、回答やアンケート結果を自動で集計し、グラフ化可能なツールです。

分析をするためにはさらにGoogleスプレッドシートとの連携を行います。

操作性は非常にシンプルで、設置自体も簡単です。

お問い合わせフォームだけではなく、アンケート作成にもよく用いられます。

YouTube動画を追加したり質問をスキップできたりと、高度な設定も可能です。

詳しく知りたい人は、こちらのリンクをご確認ください。

https://www.google.com/intl/ja_jp/forms/about/

formrun

おすすめのメールフォームサービスの2つめは、formrun(フォームラン)です。

大変人気のあるツールで、利用しているユーザーは5万人を超えます。

操作の説明が日本語のため使いやすく、自社Webサイトに埋め込むのも簡単です。

送信されたユーザーデータの一元管理もでき、担当する社員間での情報共有に役立ちます。

フォームを作成するところからユーザーの情報管理まで、カスタマイズがプログラミングスキル不要で行えるのです。

そのほかにも、入力された値の正誤判定や住所の入力補完機能など必要な機能が揃っています。

ユーザーの手間を省き、途中離脱を防ぐのに大いに有効です。

プランは0円、5,980円、12,980円の3プランが用意されています。

詳細が気になる人は、こちらのリンクからご確認ください。

https://form.run/home

Tayori

おすすめの3つめは、Tayori(タヨリ)です。

カスタマーサポートに最適のツールで、導入することによってユーザーごとの対応がスピーディーに行えるようになります。

管理画面から未読既読、返信の有無など現在のステータスを確認することができ、対応漏れが減ること間違いなしです。

あわせて、過去の対応履歴もチェックできます。

カスタマイズ性が高いため、カラーやボタンなどの細かい部分も自社のWebサイトの雰囲気に合わせることが可能です。

同じような機能のサービスと比較するととてもお手頃で、有料プランでも月額1万円以内に収められます。

料金は0円、3,400円、7,400円の3プランです。

さらに詳細な情報が欲しい人は、こちらのリンクから確認してください。

https://tayori.com/

まとめ

今回は、メールフォームサービスのメリットや選び方について解説しました。

自社のWebサイトをよりユーザー目線の使いやすいものにするには、このようなサービスの利用が欠かせません。

導入する目的や予算に応じて、適切なサービスを検討してください。

セキュリティ対策が講じられていないものを利用する場合は、危険性を十分理解しましょう。

ユーザビリティを高めてアクセスアップすることができれば、競合他社との差をつけられるに違いありません。

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